Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

Rekisteri-ilmoitus / Tietosuojaseloste

 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt:

West Coast ATV ry

Tapio Liukonen 050 593 4306

Reino Sahakangas 0400 271 724

Antti Koivuniemi 040 536 6111

Anssi Mustonen 050 346 1411

 

 

Osoite:

Sepäntie 449, 61800 HYYPPÄ

Sähköposti: westcoastatv@outlook.com

Yhteyshenkilön sähköposti:

westcoastatv@outlook.com

 

 

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus:

 

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja

luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta

jäsenyyden aikana, rekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Erityinen rekisterin käyttötarkoitus on Vapepan ja viranomaisomaisyhteistyön (poliisi, pelastuslaitos, tulli, rajavartiolaitos sekä SRVA) valmiusryhmien ylläpito.

 

West Coast ATV ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta – myös muiden kuin jäsenien – turvallisuuteen ja valvontaan liittyvät tehtävät sekä henkilöryhmäkohtaisesti kohdennettu suoramarkkinointi.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu:

 

1) West Coast ATV ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

 

2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja

vastuiden valvonta.

 

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

 

4) Koulutusten ja ajotapahtumien osalta henkeä ja terveyttä suojaavaan valvontaan.

5) Radan ja reitistön osalta omaisuuden suojaamiseen.

 

6) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

 

 

Käsiteltävät henkilötiedot:

 

Rekisterissä käsitellään West Coast ATV ry:n jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

 

Etu- ja sukunimi

Osoite

Puhelinnumero

Sähköpostiosoite

Syntymävuosi

Sukupuoli

Luottosuhteeseen perustuvassa ostotapahtumassa voidaan tallentaa syntymäajan lisäksi sosiaaliturvatunnus.

Retki-ja tapahtumaosallistujien ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot

(perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli henki ja terveys)

Palkkaa/palkkiota nauttivien

tiliyhteystiedot ja

henkilötunnukset

(tilintarkastajilla oikeus nähdä palkkojen vuosi-ilmoitukset)

 

Säännönmukaiset tietolähteet

 

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

 

Valvontakameroista ja tapahtumien mediakuvaamisesta syntyneet henkilörekisterit

 

Käyttäessään West Coast ATV ry:n reitistöä tai osallistuessaan tapahtumiin, henkilö hyväksyy tämän rekisteriselosteen mukaiset ehdot. Tapahtumissa henkilörekisteriin verrattava aineisto saattaa syntyä kuvamateriaalista, ajoneuvojen rekisteritiedoista ja/tai reitin valvontalaitteistosta, joita ovat erilaiset kuvan ja sijaintitiedon välittäminen tapahtuman johdolle sekä ajotapahtumista julkaistavasta video ja kuvamateriaalista. Henkilöt saattavat näkyä tunnistettavasti kuvissa ja ajoneuvojen tunnistetiedot saattavat näkyä kuvissa. Mikäli henkilö ei hyväksy tietojen tallentamista, hän ei voi osallistua ajo- tai koulutustapahtumiin.

 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu West Coast ATV ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on käytössään pääsy rekisteriin.

 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. West Coast ATV ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot

salataan ja vain pakolliset tiedot luovutetaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salatut.

Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

 

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille sekä yhteistyökumppaneille, joilta jäsenet saavat etuja. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

 

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää

henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen

mukaisesti.

 

Henkilötietojen säilytysaika:

 

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on West Coast ATV:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

 

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kolmen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

 

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään viiden vuoden ajan vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kolme

vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

 

 

Rekisteröidyn oikeudet:

 

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

 

1.

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

2.

saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat

henkilötiedot;

3.

vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

4.

vaatia henkilötietojensa poistamista

(samalla kerhon jäsenyys peruuntuu ja oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);

5.

peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

6.

vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on West Coast ATV ry:n oikeutettu etu;

7.

saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot

toiselle rekisterinpitäjälle;

8.

vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

West Coast ATV ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään

kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. West Coast ATV ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle:

 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot:

 

Yhdistyksen (West Coast ATV ry) luottamushenkilöiden ja jäsenten osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot.

 

Palkkaa ja palkkiota nauttivien henkilötunnukset. Tilintarkastajilla oikeus nähdä palkkojen vuosi-ilmoitukset.

 

 

Sopimussuhteissa olevat tahot:

Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (henkilötunnus).

 

Allergiatiedot:

tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä).

 

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta:

 

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

 

Yhteydenotot:

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: westcoastatv@outlook.com

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti seuraavaan osoitteeseen:

 

West Coast ATV ry, Sepäntie 449, 61800 KAUHAJOKI.

 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen:

 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 10.04.2020