Rekisteri-ilmoitus / Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä:
West Coast ATV ry
Osoite:
Sepäntie 776, 61940 Hyyppä
Sähköposti: westcoastatv@outlook.com
Yhteyshenkilön sähköposti:
westcoastatv@outlook.com
Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus:
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja
luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta
jäsenyyden aikana, rekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Erityinen rekisterin käyttötarkoitus on Vapepan ja viranomaisomaisyhteistyön (poliisi, pelastuslaitos, tulli, rajavartiolaitos sekä SRVA) valmiusryhmien ylläpito.
West Coast ATV ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta – myös muiden kuin jäsenien – turvallisuuteen ja valvontaan liittyvät tehtävät sekä henkilöryhmäkohtaisesti kohdennettu suoramarkkinointi.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
1) West Coast ATV ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4) Koulutusten ja ajotapahtumien osalta henkeä ja terveyttä suojaavaan valvontaan.
5) Radan ja reitistön osalta omaisuuden suojaamiseen.
6) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.
Käsiteltävät henkilötiedot:
Rekisterissä käsitellään West Coast ATV ry:n jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.
Näitä tietoja ovat:
Etu- ja sukunimi
•
Osoite
•
Puhelinnumero
•
Sähköpostiosoite
•
Syntymäaika
•
Sukupuoli
•
Luottosuhteeseen perustuvassa ostotapahtumassa voidaan tallentaa syntymäajan lisäksi sosiaaliturvatunnus.
•
Retki-ja tapahtumaosallistujien ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot
(perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli henki ja terveys)
•
Palkkaa/palkkiota nauttivien
tiliyhteystiedot ja
henkilötunnukset
(tilintarkastajilla oikeus nähdä palkkojen vuosi-ilmoitukset)
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.
Valvontakameroista ja tapahtumien mediakuvaamisesta syntyneet henkilörekisterit
Käyttäessään West Coast ATV ry:n reitistöä tai osallistuessaan tapahtumiin, henkilö hyväksyy tämän rekisteriselosteen mukaiset ehdot. Tapahtumissa henkilörekisteriin verrattava aineisto saattaa syntyä kuvamateriaalista, ajoneuvojen rekisteritiedoista ja/tai reitin valvontalaitteistosta, joita ovat erilaiset kuvan ja sijaintitiedon välittäminen tapahtuman johdolle sekä ajotapahtumista julkaistavasta video ja kuvamateriaalista. Henkilöt saattavat näkyä tunnistettavasti kuvissa ja ajoneuvojen tunnistetiedot saattavat näkyä kuvissa. Mikäli henkilö ei hyväksy tietojen tallentamista, hän ei voi osallistua ajo- tai koulutustapahtumiin.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu West Coast ATV ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on käytössään pääsy rekisteriin.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. West Coast ATV ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot
salataan ja vain pakolliset tiedot luovutetaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salatut.
Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille sekä yhteistyökumppaneille, joilta jäsenet saavat etuja. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää
henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen
mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika:
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on West Coast ATV:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kolmen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään viiden vuoden ajan vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.
Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kolme
vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
1.
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
2.
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat
henkilötiedot;
3.
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
4.
vaatia henkilötietojensa poistamista
(samalla kerhon jäsenyys peruuntuu ja oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);
5.
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
6.
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on West Coast ATV ry:n oikeutettu etu;
7.
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot
toiselle rekisterinpitäjälle;
8.
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.
West Coast ATV ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään
kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. West Coast ATV ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle:
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Pakolliset tiedot:
Yhdistyksen (West Coast ATV ry) luottamushenkilöiden ja jäsenten osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot.
Palkkaa ja palkkiota nauttivien henkilötunnukset. Tilintarkastajilla oikeus nähdä palkkojen vuosi-ilmoitukset.
Sopimussuhteissa olevat tahot:
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (henkilötunnus).
Allergiatiedot:
tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä).
Seuraus mikäli tietoja ei luovuta:
Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
Yhteydenotot:
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: westcoastatv@outlook.com
Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti seuraavaan osoitteeseen:
West Coast ATV ry, Sepäntie 776, 61940 Hyyppä.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen:
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 03.04.2021
         |